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會議策劃公司建議活動主辦方可以這樣開展會務工作

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       會務工作是指會議的組織、保證和服務工作。開展會務工作,一般需要會議的領導者、參加者和服務者三方面的努力配合,共同促進會議取得實效。一般企業大型會議活動,都會考慮請專業的會議策劃公司,或者是活動策劃公司來完成,因為大型會議策劃是一項非常系統、繁雜而重要的項目。當會議策劃公司或者活動策劃公司在接到任務后,首要的任務就是進行提前對會議的會前、會中、會后進行周密的策劃,同時要考慮宣傳、活動布置、設計、物料、邀約、如果有旅游活動,還要考慮餐飲、住宿、接送安排等一系列,可以說會議策劃是一項甚是周密的系統工作。一般在找到合適的合作方后,并不意味著作為會議執行方就沒有什么可做的。但想要會議能順利進行,主辦方還需要深入把握很多細節工作,下面就針對主辦方(企業本身)須提前的準備工作進行詳見拆解:
 

會議簽到


       1、在會議開始之前,全局性的總體策劃還得由主辦方來做,做出會議進程“時間進度表”。

       2、如果會議形式比較鄭重,除了電話聯系外,需要以書面文件或者通知單、邀請函的形式與各單位聯系,并取得明確答復(如書面文件或者通知單,邀請函需特殊制作,您還得與印刷廠商協商處理)。

       3、會議開始時參與報到工作,作好協調工作,分發資料,同時可以認識新朋友,加深與老朋友的關系。如果與會代表是要交會務費的,主辦方還得負責收取會務費。

       4、取得會議承辦方開出的可提供的服務項目表,針對所需的服務與會議承辦方簽署相關協議、合同,以法律手段保護自己的合法權益。

       5、主辦方必須自己制定出會議日程表和會議演講稿及相關報告內容,如果會議內容并不涉及內部機密,也可將情況告知會議承辦方,請他們協助制定。

       6、在會議承辦方幫助聯系酒店、機場、餐廳、廣告公司、印刷廠商、車隊等單位的同時,根據“時間進度表”進行及時的詢問,落實計劃的進度。

       7、正式會議開始之前,檢查會場的布置工作(燈光、音響、場形、綠化和特殊設備),確保萬無一失。

       8、報到結束后,及時通知會議承辦方最準確的人數、房間數,多出或少出的房間及時與酒店協調解決,避免酒店和您不必要的麻煩。

       9、一般情況下以電話通知各單位在何時、何地舉行會議,并確認各單位與會代表人數。

       10、制定與公司和此會議的總目標相一致財務預算。

       11、與會議承辦方協商制定出合理的用餐、叫醒、開會時間。

       12、做好會議期間的協調工作。

       13、會議結束后,根據實際情況做出此次會議的總結報告、備檔。

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